(Meine) kleine Geschichte des Aufgabenmanagements

Analoge Phase

Ich habe eigentlich schon immer seit meinem Abitur meine Aufgaben sauber dokumentiert und - damals noch (1988) - handschriftlich festgehalten.

Dies war für mich damals notwendig, weil ich ein duales Studium im Bereich Maschinenbau mit einer parallel dazu durchgeführten Ausbildung zum Maschinenschlosser begonnen habe und ich somit eigenverantwortlich viele Aufgaben termingerecht erledigen musste.

Da in dieser Ausbildung kein Berufsschulunterricht vorgesehen gewesen ist, aber auch die theoretische Prüfung vor der IHK bestanden werden musste, musste ich mir diesen Stoff parallel zu Studium und praktischer Ausbildung selber beibringen. Dies erforderte eine detaillierte Planung meiner Aufgaben.

Es reichte damals zu Beginn ein einfacher Chefplaner (DIN-A5 1 Seite = 1Tag) aus, um Termine für das Studium und die Ausbildung, sowie Deadlines für Studienarbeiten und tägliche Aufgaben sowie Lerneinheiten fest zu halten.

Die Adressen und Standardaufgabenlisten von Jahr zu Jahr zu übertragen nervte etwas und so musste irgendwann ein sog. Filofax-Timeplaner mit auswechselbarem Kalendarium, Adressseiten, Aufgabenseiten, Projektplanseiten etc. her.

Damit konnte man schon mit vorgefertigten Seiten seine Aufgaben mit dafür vorgesehene Kästchen und Tabellen priorisieren und seine Projekte grob mit Gantt-Diagrammen planen und musste gleichbleibende Listen nicht mehr von Kalender zu Kalender übertragen.

Digitale Phase

Es gab dann die Zeit die analogen Zeitplaner gegen digitale Geräte zu ersetzen. Erst gab es Einfachstgeräte dann bereits Psion-Geräte, danach Palm-Pilot und ähnliches Gerät. Dann den iPaq (Telefon und PDA (Personal Digital Assistant)) und schlussendlich dann die aktuellen Smartphones.

Was aber blieb - zumindest bei mir - war die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in A, B, C zu priorisieren. Also der Umgang mit diesen Aufgaben blieb altbacken.

Alles wird gut mit GTD von David Allen

If you want to get it done, first write it down

Das blieb zumindest solange so, bis ich endlich das Buch "Getting Things done - Die Dinge geregelt kriegen" von David Allen gelesen habe.

Das Wichtigste, was ich aus diesem Buch mitgenommen habe ist, dass man ALLES, was einem in seinem Kopf herumgeistert, aufschreiben soll.

Der Kopf ist ein hervorragendes RAM und kann extrem gut zum Nachdenken verwendet werden, aber er ist eine besch... Festplatte, um sich Dinge zu merken und dann gezielt darauf zu zugreifen.

Wenn man sich seine Ideen und Gedanken nicht aufschreibt, kommen sie einen in den unpassendsten Augenblicken wieder in den Sinn oder sind im schlimmsten Fall ein für alle Mal weg.

Also: David Allens Idee folgend: ALLES notieren. Schriftlich. Kopf ausleeren nennt er das sogar.

If you want to get it done, first write it down.

Kontext-Listen

Eine weitere für mich völlig neuer Idee Allens ist es, Aufgaben generell in Listen (Plural!) zu führen.

Auch für die Projekte führt man eine Projektliste mit allen Projekttiteln.

Die Listen enthalten kontextbezogene Aufgaben, die man direkt erledigen kann, da sie sog. nächste Schritte sind. Nächste Schritte sind granulare, eideutige, einfach auszuführende Aufgaben, die mit einem Verb beginnen.

Ein solcher nächster Schritt könnte lauten: "Lies die SPON-Kolumne von Sascha Lobo vom 29.07.2018 zu Chinas Internetboom @Smartphone @ZuLesen". Dies ist eine einfach am Smartphone zu lösende Aufgabe.

Kontexte können z. B. auch sein @Büro oder @Telefon.

Aber auch Dinge, die nicht als nächste Schritte erledigt werden können und sollen, sind in einer Liste @SomedayMaybe zu führen, damit sie nicht verloren gehen.

Wie füllen sich diese Listen aber nun genau? Dazu gibt es eine sinnvolle Einrichtung in der GTD-Idee:

Weekly Review

Am einfachsten füllen sich die verschiedenen Listen durch eine sehr wichtige Institution der GTD-Idee von David Allen, dem Weekly Review.

Im Laufe der Woche sammeln sich die Gedanken, Aufgaben, Ideen an verschiedenen "Orten", wie z. B. dem Notizbuch, dem E-Mail-Posteingang, dem analogen Posteingang, der Notizapp und in einer Textdatei an. Diese sogenannten Inboxen müssen beim Weekly Review geleert werden.

Dazu geht man diese Dinge Step by Step durch und entscheidet:

  • kann man hier etwas tun?
  • kann ich das innerhalb von 2 Minuten eben schnell erledigen?
  • kann ich das delegieren?
  • kann ich mir das terminieren?
  • muss ich dieses in kleinere - nächste - Schritte unterteilen? Also muss ich ein entsprechendes Projekt anlegen?
  • kann ich das einfach löschen?
  • oder muss ich das archivieren?

Wenn diese Aufgabe schon so granular ist, dass sie erledigt werden kann, dann muss ich sie lediglich in die passende Liste eintragen.

So geht man seine gesamten Inboxen durch, leert diese und füllt seine Listen.

Dann sieht man sich seinen Kalender an. Was war diese Woche und welche Aufgaben sind durch meine Termine entstanden, die ich mir in eine Liste eintragen muss. Was steht nächste Woche an und was muss ich dazu erledigen und somit in eine Liste eintragen?

Welche Projekte habe ich aktuell in Arbeit und wie sieht jeweils der nächste Schritt dazu aus und in welchem Kontext kann ich dieses erledigen (Liste!)? Es ist auch zu prüfen, ob es für jedes Projekt einen nächsten Schritt gibt und sei es ein @WartetAuf.

Was steht in meiner @WartetAuf-Liste? Also was möchte ich von anderen Personen erledigt haben (z. B. eine Reparatur oder eine Lieferung)?

Was habe ich in meiner SomedayMaybe-Liste, was ich mal angehen könnte? In welchem Kontext, könnte ich das am geeignetsten tun? -> Liste

Zusammenfassung

Somit haben wir die Hauptideen von GTD nun kennengelernt:

  • capture -> erfassen aller Aufgaben/Gedanken/Ideen
  • process -> regelmässig die Listen durchlaufen (process), um zu sehen, was aktuell im Kontext zu erledigen ist
  • organize -> organisieren, d. h. Aufgaben mit Kontexten versehen oder Termine im Kalender festhalten (Review)
  • do -> handeln: Listen abarbeiten = Aufgaben erledigen